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【2次会】人数は少なめに申請しよう【失敗しない方法】

(2017-06-18)

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結婚式に呼ぶほどではないけど皆に結婚を報告したい!
そういう時は「2次会」です。

結婚式の準備に忙しい二人は2次会の幹事を別の人に頼みます。
友人にお願いしたり・・・
式場にお願いしたり・・・
今は2次会を代行で受け持ってくれる会社もありますね。

2次会は他人に任せて後は当日のお楽しみということですが・・・

ここでうっかり落とし穴。


2次会はドタキャンが多い!

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2次会は会費制で費用が安く皆に気軽に参加してもらいたい!

そんな思いから
・懐かしい小学校の友人
・高校の部活仲間
・大学で同じゼミの友人
と思いたる友人を招待。

快く参加の返事を貰い当日会える日を楽しみにしていると・・・

------2次会当日-------

アレ・・・?人数が少ない・・・!?

--------------------

気軽に参加してもらいたいと企画した2次会は・・・
そのハードルの低さ故、気軽にキャンセルもされてしまいます。

2次会のドタキャンは結婚式2次会あるある
決して珍しいことではありません。



2次会のキャンセルがあっても費用は自分たち持ち

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2次会の前日には人数に合わせて料理を用意。
ビンゴの景品も数日前には必要な分を調達しています。


その万全の状態で迎えた当日の清々しい朝
「今日の2次会はやっぱりいけない」とごめんねを意味するスタンプがLINEに届きます。

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慌てて人数が減ったと会場に伝えても当然キャンセルはできず、
当初の予定通り料金を支払います。

友人の代わりに払った会費。
その金額を後日友人から回収・・・はできませんよね。
催促しても構いませんが、人間関係がギクシャクすることが目に見えています。

泣く泣く会費を二人が負担することになります。
キャンセルした人数が一人や二人ならまだ良い方。

○○○ちゃんが行かないなら私も行かないと連鎖反応の様に次々とキャンセルの連絡が届き、
ひとつのテーブルが空っぽと言うことも少なくありません。

2次会の会費1人当たりが5000円と考えるとひとつのテーブルで6人。
合計で3万円の費用を負担すると考えると笑えませんね。

2次会の人数は少なめに申請しよう

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ここで表題に戻ります。
2次会にドタキャンは付き物。
ドタキャンがある前提で料理や景品は予定人数より少なめに申請しましょう。

「予定通りの人数が来たら料理が足りない」と心配になりますが、
2次会はビュッフェ形式が一般的。 1人当たりの食べられる量は減りますが、
ビュッフェ形式なら全員に料理が行き渡るので問題ありません。
多くの会場では申請の人数より増えた場合、ドリンク代を余分に払うだけでOKな所が多い。

良識のある会場なら、
2次会はキャンセルが多いから予定の人数よりも2・3人少ない人数で申込みくださいと教えてくれます。

私の友人に限ってキャンセルなんてしない!!は間違い

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みんな私の大切な友達。
2次会のキャンセルは絶対しない!

なんてのは大間違い。

実は私も2次会のキャンセルは無いだろうと思っていた人間の一人。
「2次会に呼ぶ人数は50人で多くない。
しかも、いつも顔を合わす気の知れた仲間だから皆来るだろう」 と思っていました・・・

2人欠席しました。

1人は常識のある人で会費の負担を申し出てくれましたが、
1人分は自己負担。来なかった人のために身を切るのは腹が立ちますね。

2次会のキャンセル料は安くありません。

会場には予め
・人数が減るかもしれないから少なめに申請している
・当日は人数が増える可能性がある
と伝えておくと後のトラブル回避につながります。

2次会の人数を少なめに見積もり準備することは会場にとっても良くある話なので、
多くの会場は快諾してくれるはずです。

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